Come scannerizzare un documento: tutto quello che c'è da sapere
di Elisabetta RossiSe dovete scansionare un documento ma non sapete come fare, nel nostro articolo trovate una guida per farlo senza errori!
Nell’era di internet, della tecnologia che aiuta a vivere meglio e più facilmente, i documenti cartacei continuano ad essere presenti nella nostra vita e spesso e volentieri ci si trova nella condizione di doverli recapitare al proprio datore di lavoro o a qualche ditta. In questi casi non si usa più spedirli, in quanto si scannerizzano e inviano per e-mail.
L’unico caso in cui non si segue questo processo, è quando viene richiesta la copia fisica dei documenti. In tale situazione si invia per posta, preferibilmente ricorrendo a una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Una documentazione può essere scansionata in molti modi, si può usare la stampante, se predisposta a farlo oppure anche lo smartphone con delle app dedicate gratuite.
Come si fa una scansione con la stampante?
Prima di spiegarvi come procedere alla scansione del documento con la stampante, dovete considerare un paio di cose:
- Se la stampante multifunzione l’avete appena acquistata, è necessario caricare i drive sul PC. Questi ultimi li potete prendere direttamente dal sito della casa produttrice del dispositivo;
- Una volta fatto, potete collegare la stampante al computer e installare le cartucce o il toner.
Tenete infine presente che per effettuare la digitalizzazione dovete utilizzare il programma della stampante relativo all’acquisizione dei documenti. Ogni casa produttrice ha il proprio. Chiarito questo, passiamo alla procedura vera e propria.
- Accendete la stampante;
- Posizionate il documento sulla superficie della scansione;
- Aprite il software per la scansione;
- Scegliete l’opzione adatta al tipo di documento che dovete digitalizzare (se è una foto, un documento in bianco e nero o a colori);
- Cliccate sulla voce acquisisci documento o scansione e attendete che il processo sia ultimato.
- Al termine non dovete fare altro che salvare il file nel formato che più vi aggrada. Lo troverete poi in una cartella apposita che potete anche rinominare.
Come scannerizzare con il cellulare gratis
Per scansionare un documento con lo smartphone è sufficiente scaricare una app che vi consentirà di farlo in maniera molto semplice e rapida, sfruttando la fotocamera del dispositivo. Di tali applicazioni ne esistono diverse, la maggior parte delle quali sono gratuite. Qui vi parliamo delle due migliori da utilizzare.
Genius Scan
Genius Scan è una app per android e iOs che permette di scansionare documenti in modo veloce. Il risultato è molto soddisfacente, in quanto ciò che è stato digitalizzato può essere ritagliato di tutti gli elementi in più. Per usarla, dopo averla scaricata, dovete premere il pulsante con la fotocamera su Android o con il più su iOS, che si trova in basso alla schermata principale.
Quindi inquadrate il documento da scansionare. Una volta che la procedura sarà completata, premete sulla spunta, se avete un dispositivo Android, oppure su Fine, se ne avete uno iOS. Se è più di uno il documento da scansionare, ripetete la procedura per tutti i fogli.
Se poi avete bisogno di modificare la scansione, usate gli strumenti che la app mette a disposizione, come quello per il ritaglio o per ruotare il documento.
SwiftScan
SwiftScan è sempre una app gratuita ma se volete sbloccare altre funzioni, dovete sottoscrivere un abbonamento. Dopo che l’avete installata e aperta, seguite le istruzioni del tutorial e procedete a inquadrare con la fotocamera il documento da digitalizzare.
Quando la procedura sarà ultimata, potete decidere se salvare il tutto a colori o in bianco e nero e potete anche modificare il file usando l’editor della app che vi compare in modo automatico su Android. Su iOS dovete invece aprirlo voi cliccando su N Pagina. Una volta finito, date un titolo al documento e salvatelo.
Come si fa a scannerizzare un documento e inviarlo via Email?
Per scannerizzare un documento e inviarlo via e-mail, prima di tutto dovete accendere lo scanner e lanciare il programma per effettuare la scansione. A questo punto, procedete a selezionare la voce del tipo di documento che volete digitalizzare (se a colori o in bianco e nero) e avviate la scansione.
Una volta finito, salvate il documento in PDF dandogli un nome. A questo punto, aprite la vostra posta elettronica e cliccate su nuovo messaggio. Nella schermata che vi si apre, fate clic sull’icona degli allegati (di solito è a forma di graffetta) e selezionate il documento. Quando sarà stato caricato, scrivete il testo dell’e-mail, inserite l’oggetto nella riga apposita e l’indirizzo del destinatario e cliccate su invia.
Se invece usate una app per scannerizzare il documento, potete comunque allegarlo nell’e-mail sempre tramite smartphone. È sufficiente cliccare sull’icona di condivisione e accedere alla vostra casella di posta elettronica dove troverete allegato il file. A questo punto non dovete fare altro che compilare il messaggio, inserire l'oggetto e l'indirizzo del destinatario e inviare.
Come si fa una scansione in PDF?
Per fare una scansione in PDF si possono utilizzare delle applicazioni per smartphone dedicate. Le due più quotate e a cui vi consigliamo di fare riferimento sono queste:
Scanner PDF
Scanner PDF permette di scansionare in modo molto veloce i documenti utilizzando la fotocamera dello smartphone. Il suo utilizzo è davvero semplice e intuitivo. Dovete semplicemente scaricarla, cliccare sull’icona della macchina fotografica in basso a destra, inquadrare il documento e aspettare che venga digitalizzato.
Una volta finito, potete ritagliarlo se occorre. A questo punto, cliccate sull’immagine, rinominatela e salvatela. Infine, cliccate su condividi PDF per allegare il file all’e-mail o per inviarlo tramite WhatsApp.
Cam Scanner
Cam Scanner è una app che consente di scansionare documenti in PDF e anche di modificarli. Per usarla, dovete ovviamente scaricarla e aprirla. Dopodiché cliccate sull’icona della macchina fotografica in basso a destra della schermata principale e poi sulla terza icona in alto che effettuerà in automatico la scansione del documento.
Una volta fatto, cliccate su prossima e il file si correggerà. Quindi premete la spunta verde per accedere al file in PDF che potrete condividere dove preferite.
