7 modi per rendere il tuo posto di lavoro felice, salutare e (molto più) produttivo

È inutile girarci attorno: i ritmi lavorativi sempre più frenetici, uniti a fattori di scarsa organizzazione interna e inefficiente gestione del personale, stanno diventando la norma in molti ambiti e ambienti lavorativi. In un mondo che gira sempre più veloce ed orientato al profitto, infatti, c'è bisogno di produrre tanto e in tempi, quasi sempre, davvero lontani dalle singole possibilità. Questo, ovviamente, si traduce in posti di lavoro dove c'è tensione e quella insoddisfazione che mina la volontà di dare il massimo.

Come riportato da un recente articolo su TED, i due imprenditori Jason Fried e David Heinemeier Hannson, fondatori di Basecamp, hanno messo a punto quattro strategie per migliorare il proprio ambiente di lavoro.

Si tratta di 4 'regole' (più che altro consigli) che permettono di minimizzare le distrazioni e, di conseguenza,massimizzare la qualità del tempo speso. Partendo dal loro spunto abbiamo deciso di sintetizzare alcune delle loro osservazioni e aggiungerne delle altre.

Cosa può, in sostanza, rendere un posto di lavoro più salutare e felice?

1 - Enjoy the silence

Il bisogno di concentrarsi passa irrimediabilmente attraverso il silenzio che, purtroppo, nei moderni open space appare quasi come una chimera. Telefonate continue di lavoro, cellulari che squillano per motivi personali tra chat di Whatsapp, notifiche Facebook e poi ancora musica e chiacchiere tra colleghi. Nonostante ci siano persone più predisposte ad essere a loro agio in ambienti rumorosi, per concentrarsi la mente umana ha bisogno di essere rilassata.

E il rilassamento fa rima con silenzio. Avete mai visto, ad esempio, una lezione di yoga in cui tutti parlano? Per creare un'atmosfera di lavoro funzionale l'ideale sarebbe quello di avere più spazi, piuttosto che un unico ambiente. O, almeno – in caso non ci sia questa possibilità – di suddividere i dipendenti in base al tipo di mansioni.

Se, ad esempio, nella vostra azienda ci sono delle 'figure' che hanno bisogno di pensare e produrre idee, non accostarle a chi fa del telefono il proprio incarico giornaliero potrebbe risultare vincente.

2 - Il tempo non è una tabellina

Come sostengono i due fondatori di Basecamp:

Ci sono diversi modi per suddividere 60 minuti.

1 × 60 = 60

2 × 30 = 60

4 × 15 = 60

25 + 10 + 5 + 15 + 5 = 60

Tuttavia soltanto uno di questi è corretto. Ovvero considerare il numero 60 nella sua interezza. Questo vuol dire che se, ad esempio, fratturiamo un'ora in diverse parti – dedicandone ciascuna all'adempimento di un compito differente (una telefonata di lavoro, un appunto sull'agenda, pianificare una riunione, confrontarsi con un collega) – il risultato sarà lo stesso periodo di tempo, ma non si può dire lo stesso del suo livello qualitativo.

Per un lavoratore risulta importante dedicarsi ad una mansione alla volta per almeno un'ora. Non esistono, infatti, lavori considerevoli che possano essere svolti in un lasso di tempo minore. Inoltre, il passaggio tra una cosa e l'altra, comporta un inevitabile spreco di minuti che alla fine della giornata grava sulla percezione del tempo trascorso. “Cosa ho fatto davvero oggi?”

Quindi meglio una cosa (e un'ora) alla volta e ritagliarsi, poi, tra una mansione e l'altra un po' di relax e del tempo libero per svolgere i compiti 'minori'.

3 - NON “Costi quel che costi”: ovvero come stabilire le deadline

Le scadenze non piacciono a nessuno e il termine ci fa subito capire il perché (“dead” in inglese significa morte). Eppure sono la cosa più indispensabile in qualsiasi lavoro per darsi un obiettivo e un tempo massimo per il suo raggiungimento. Lavorare senza una scadenza può essere, certo, gratificante e favorire la creatività, ma spesso fa sì che si perda di vista la meta, quindi tempo, quindi – nel bilancio dell'azienda – soldi.

Il problema delle deadline è che generalmente vengono stabilite da qualcuno che non si occuperà nello specifico di quel lavoro. E che potrebbe sottovalutare il tipo di impegno richiesto, addossando sul lavoratore una notevole quantità di stress per conseguire quel risultato nel tempo previsto. Piuttosto che stimare arbitrariamente tutto ciò, sarebbe più utile una semplice domanda:

“In quanto tempo puoi realizzare questa cosa?”.

4 - L'incubo delle riunioni: lasciate ogni speranza, o voi che entrate

I dipendenti sono la vera risorsa di un'azienda. Per questo vanno preservati non solo a livello economico – inquadrandoli adeguatamente per il lavoro che svolgono – ma valorizzando il loro tempo e la loro attenzione. Un modo per farlo è evitare i meeting e le riunioni infinite che non fanno altro che stancare e distrarre un lavoratore, che dopo ore ad ascoltare qualcuno magari si troverà ad attenderlo, sulla proprio scrivania, un'agenda con i compiti della giornata ancora tutti da svolgere.

Inoltre, se si pensa in termini puramente economici – ipotizzando un'azienda che paghi gli straordinari ai propri dipendenti – avere 8 o 10 persone impegnate per tutta la giornata in un meeting e che dopo si ritrovano a fare le ore piccole per svolgere i task quotidiani, è un numero non proprio irrisorio per il salvadanaio.

5 - Non siamo tutti uguali: la valorizzazione della differenza

Occhiatacce per quel caffè di troppo, rimproveri se “si sta troppo su Facebook” o se si ascolta musica piuttosto che restare concentrati per ore sulla propria mansione... È vero, abbiamo detto, che il tempo va valorizzato evitando eccessivi sprechi di tempo che finiscono col distrarre. Ma c'è sempre da tenere in conto un fattore: non siamo tutti uguali.

Ogni datore di lavoro dovrebbe avere in mente questa semplice frase. È inutile e controproducente controllare le modalità lavorative dei propri dipendenti. Ogni persona ha un proprio modo di concentrarsi, ritrovare la calma o fare al meglio ciò per cui viene pagato. Quindi prima di stilare un decalogo aziendale su ciò che si può o non si può fare è sempre meglio valutare ogni dipendente a partire dai risultati che è in grado di produrre – nel modo in cui ritiene più opportuno. Ovviamente con i dovuti limiti.

6 - Pensare e non reagire

Ritorniamo ai meeting e alle riunioni lavorative. Abbiamo detto che sarebbe meglio evitarle. Ma come presentare, allora, certe idee o strategie? Per i creatori di Basecamp un'alternativa valida è quella di preparare dei report o dei pitchda inviare tramite mail oppure da condividere su uno spazio di lavoro online.

Si tratta di un procedimento molto efficace che permette di risparmiare tempo non solo a livello quantitativo, ma anche qualitativo. Ogni presentazione, infatti, generalmente termina con delle considerazioni da parte dei suoi uditori. Tuttavia il più delle volte si tratta di 'commenti a caldo' e non ragionati. Ovvero di semplici reazioni ad uno stimolo, spesso prive di pensiero. Leggere un'idea nel tempo libero, rileggerla per due o tre volte, dormirci sopra. In questo modo si valorizza il lavoro di chi ha speso ore a preparare la presentazione fornendo dei feedback costruttivi.

7 - Pranzi e aperitivi di lavoro (purché non si parli di lavoro)

Stimolare l'affiatamento di un team lavorativo è sempre una strategia vincente. Sentirsi in armonia con gli altri e avere il tempo per condividere dei sorrisi privi di deadline contribuisce a migliorare l'armonia di un'ambiente e quindi anche la resa di ciascun dipendente.

Aperitivi, cene aziendali, pranzi fuori: sono tutte occasioni in cui si può stemperare lo stress e creare un rapporto umano che vada al di là di quello tra semplici colleghi. Ma con un'unica regola: che non si parli esclusivamente di lavoro!